ΥΠΟΜΝΗΜΑ
Η ΕΠΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΤΟΥ ΤΟΜΕΑ ΒΙΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΗΣ ΙΑΤΡΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΙΑΤΡΙΚΗΣ Α.Π.Θ.

Θεόδωρος Ι. Δαρδαβέσης
Καθηγητής Υγιεινής και Κοινωνικής Ιατρικής
Διευθυντής του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Εισαγωγή

Ως αρχείο θεωρείται ένα σύνολο εγγράφων και άλλων τεκμηρίων, που δηλώνει τη δράση ενός ατόμου, ομάδων ή Οργανισμών, καθορίζοντας με τον τρόπο αυτό την ταυτότητα και την εσωτερική τους ενότητα.

Με την πάροδο του χρόνου και ιδιαίτερα σε περιπτώσεις πλημμελούς φύλαξης και συντήρησης, τα αρχεία απειλούνται από τη φθορά και τη μερική ή ολική τους απώλεια. Τα δεδομένα αυτά έχουν ως συνέπεια να υποσκάπτεται και να αλλοιώνεται η ιστορική μνήμη, αλλά και να αποδυναμώνεται η συνέχεια της λειτουργίας διοικητικών δομών, Οργάνων, Φορέων και Οργανισμών.

Η σημασία της συντήρησης, ταξινόμησης, διαφύλαξης και ανάδειξης των αρχείων είναι προφανής για τους ιστορικούς, ανθρωπολόγους, κοινωνιολόγους, πολιτικούς επιστήμονες, δημοσιογράφους και άλλους ερευνητές. Είναι, επίσης, προφανής για όσους αναλαμβάνουν διοικητικές θέσεις σε Φορείς, Οργανισμούς και διοικητικές δομές. Οι συγκεκριμένοι καλούνται να διεκπεραιώσουν διοικητικό και οργανωτικό έργο, αποφεύγοντας λάθη και κωλυσιεργίες και βελτιώνοντας πρακτικές, που είχαν εφαρμοστεί από προηγούμενες διοικήσεις στο παρελθόν. Τα ζητήματα αυτά είναι δυνατό να επισημανθούν και να αντιμετωπιστούν, μόνο εάν και εφόσον έχουν στη διάθεσή τους συγκροτημένα αρχεία, στα οποία με ευκολία και χωρίς χρονοτριβή μπορούν να ανατρέχουν, όποτε κριθεί σκόπιμο.

Η πραγματικότητα αυτή έχει ισχύ τόσο σε επίπεδο λειτουργίας του Τμήματος Ιατρικής Α.Π.Θ., όσο και σε επίπεδο λειτουργίας των επιμέρους Οργάνων του, ένα εκ των οποίων είναι ο Τομέας Βιολογικών Επιστημών και Προληπτικής Ιατρικής (Β.Ε.Π.Ι.), που ιδρύθηκε το 1987 και λειτουργεί επί τριάντα συναπτά έτη.

Η επανασυγκρότηση του Αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Με την έναρξη του ακαδημαϊκού έτους 2016-2017 και την ανάληψη των καθηκόντων της Διεύθυνσης του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. αναζητήθηκαν τα αρχεία του Τομέα, προκειμένου να τύχουν, κατ’ αρχήν, μιας γενικής και γρήγορης προσέγγισης και σε δεύτερο χρόνο επισταμένης ανάγνωσης όσων εγγράφων και τεκμηρίων αξιολογηθούν ως ενδιαφέροντα και με διαχρονική ισχύ.

Η συγκεκριμένη πρακτική συνιστάται σε κάθε νέα ανάληψη υπεύθυνης διοικητικής θέσης, ώστε να προκύψει σαφής ενημέρωση για τα αντικείμενα ενασχόλησης, τις πρακτικές, τις επιλογές, τις μεθοδολογίες επίλυσης προβλημάτων και προώθησης ζητημάτων, που ακολουθήθηκαν στο παρελθόν. Επιδιωκόμενοι στόχοι είναι αφενός η αποφυγή καθυστερήσεων, παραλήψεων και λαθών στις διάφορες διαδικασίες και αφετέρου η εφαρμογή βελτιώσεων, όπου αυτό κρίνεται σκόπιμο ή είναι εφικτό.

Τα αρχεία, που αναζητήθηκαν, βρέθηκαν φυλασσόμενα σε δύο διαφορετικά Εργαστήρια του Τομέα και σε διαφορετικούς χώρους στο κάθε ένα εξ αυτών, τοποθετημένα με διακόρευση εντός 58 φακέλων ποικίλου μεγέθους και χρώματος.

Η βασική λογική αρχειοθέτησης ήταν η χρονολογία εισόδου-εξόδου των εγγράφων, δεδομένο που καθιστούσε την πρόσβαση στο αρχείο δυσλειτουργική και χρονοβόρα.

Με βάση τα δεδομένα αυτά, τα οποία δεν συνάδουν με τις αρχές της σύγχρονης αρχειοθέτησης, αποφασίστηκε η επανασυγκρότηση του Αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. με την εξής μεθοδολογία:

1. Απομακρύνθηκαν όλα τα έγγραφα από τους παλιούς φακέλους (ντοσιέ) και συγκεντρώθηκαν σε στοίβες προς επαναταξινόμηση σε ελεγχόμενο χώρο του Εργαστηρίου Υγιεινής.
2. Καθαρίστηκαν όλα τα έγγραφα από σκόνες και νεκρά ζωύφια.
3. Όλα τα έγγραφα ταξινομήθηκαν σε δεκατέσσερις (14) θεματικές ενότητες και εκατό δεκαέξι (116) υποενότητες.
4. Ακολουθήσε νέα ταξινόμηση των ήδη ταξινομημένων εγγράφων ανά θεματική ενότητα-υποενότητα, κατά απόλυτη χρονολογική σειρά, με βάση την ημερομηνία έκδοσης κάθε εγγράφου.
5. Εντοπίστηκαν και απομακρύνθηκαν τα πολλαπλά αντίγραφα κάποιων εγγράφων προς μείωση του όγκου του αρχείου.
6. Επαναφωτοτυπήθηκαν έγγραφα που είχαν φωτοτυπηθεί στο παρελθόν σε θερμογραφικό χαρτί, το περιεχόμενο των οποίων, με την πάροδο του χρόνου, αλλοιώνεται και εξαφανίζεται.
7. Αφαιρέθηκαν από τα έγγραφα συνδετήρες, συρραπτικά σύρματα και καρφίτσες, τα οποία με την πάροδο του χρόνου προκαλούν στο χαρτί σκωρίαση.
8. Τα ταξινομηθέντα, ανά θεματική ενότητα-υπονοενότητα και χρονολογική σειρά, έγγραφα τοποθετήθηκαν ανά δύο (εμπρός - πίσω) σε ειδικές ζελατίνες για προστασία τους από τη σκόνη, την υγρασία και τη φθορά λόγω χρήσης.
9. Οι ομάδες εγγράφων, ανά ημερολογιακό έτος, οριοθετήθηκαν με ειδικό διαχωριστικό γαλάζιου χρώματος από χαρτόνι (SALCO).
10. Τα ταξινομηθέντα έγγραφα, ανά θεματική ενότητα-υποενότητα και χρονολογική σειρά τοποθετήθηκαν εντός ενενήντα (90) ειδικών φακέλων αρχειοθέτησης (ντοσιέ-κουτιά τύπου OXFORD ESSELTE G85), τα οποία αγοράστηκαν κατόπιν παραγγελίας από την Ιταλία.
11. Σε ορισμένους από τους 90 φακέλους αρχειοθέτησης εντάχθηκαν 144, συνολικά, υποφάκελοι εγγράφων.
12. Σε κάθε φάκελο αρχειοθέτησης σημειώθηκε με υδατομαρκαδόρο επί ειδικού πλαστικού διαχωριστικού, (ESSELTE 1567) που τοποθετήθηκε πρώτο κατά σειρά, η ομάδα του θεματικού περιεχομένου των εγγράφων.
13. Οι υποφάκελοι διαχωρίστηκαν μεταξύ τους με έγχρωμο πλαστικό διαχωριστικό (ESSELTE 1567), που έφερε σε προτεταμένη άκρη τον αριθμό του υποφακέλου και στο κέντρο, σημειωμένη με υδατομαρκαδόρο, τη θεματική των εγγράφων του υποφακέλου.
14. Στο εξωτερικό κάθε φακέλου αρχειοθέτησης και ειδικότερα στην προμετωπίδα και στην πάνω πλευρά του επικολλήθηκαν ετικέτες με αναφορά στο θεματικό περιεχόμενο των εγγράφων του. Το περιεχόμενο κάθε ετικέτας σχεδιάστηκε, δακτυλογραφήθηκε και εντυπώθηκε με πρόγραμμα COREL DRAW από ειδικό επαγγελματία (ΜΟΝΟΧΡΩΜΙΑ - Print and Copy Shop).
15. Οι φάκελοι αρχειοθέτησης, που αποτελούν ενιαία θεματική ενότητα (π.χ.: «Διδακτορικές Διατριβές», « Θέματα μελών του Δ.Ε.Π.» κ.α.), σημειώθηκαν, επιπρόσθετα, με την επικόλληση σε σημείο της προμετωπίδας τους, στρογγυλού αυτοκόλλητου ειδικού χρώματος ανά κατηγορία, προς μεγιστοποίηση της ευκολίας εντοπισμού τους.

Ανάλωση χρόνου και κόστος επανασυγκρότησης του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Η όλη διαδικασία επανασυγκρότησης του αρχείου του Τομέα Βιολογικών Επιστημών και Προληπτικής Ιατρικής, απασχόλησε ένα άτομο (τον υπογράφοντα) για 19 εργάσιμες ημέρες και περίπου επί 180 ώρες.

Τα υλικά αρχειοθέτησης που χρησιμοποιήθηκαν, τα οποία στο σύνολό τους ακολουθούν τους σύγχρονους κανόνες αρχειοθέτησης, καθώς και το αντίστοιχο κόστος αγοράς τους, απεικονίζονται στον ακόλουθο πίνακα.

Το προαναφερθέν κόστος επανασυγκρότησης του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. ύψους 761,6 ευρώ (έχουν κατατεθεί και ενταχθεί σε αρχείο του Τομέα, τιμολόγια από τα καταστήματα: «SIMBO - Α. Μποδίτσης», « Κύβος» και «ΜΟΝΟΧΡΩΜΙΑ»), με το δεδομένο ότι δεν προβλέπεται κάποια κατανομή κονδυλίων για την κάλυψη αναγκών σε επίπεδο Τομέα, καλύφθηκε από ιδιωτικούς πόρους.

Η φύλαξη του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Το σύνολο των 90 φακέλων του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. τοποθετήθηκε, προσωρινά, προς φύλαξη εντός τριών βιβλιοθηκών με προθήκες που κλειδώνουν και βρίσκονται στην αίθουσα διδασκαλίας «Β. Κατσουγιαννόπουλος» του Εργαστηρίου Υγιεινής.

Παράλληλα, σε συνεννόηση με την Καθηγήτρια και Διευθύντρια του Εργαστηρίου Υγιεινής κ. Μ. Αρβανιτίδου-Βαγιωνά υποβλήθηκε αίτημα προς την Τεχνική Υπηρεσία του Α.Π.Θ. για την κατασκευή τεσσάρων (4) νέων βιβλιοθηκών με προθήκες που κλειδώνουν. Στις βιβλιοθήκες αυτές θα τοποθετηθούν μόνιμα προς φύλαξη οι φάκελοι εγγράφων και τεκμηρίων του ανασυγκροτηθέντος αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. Θα τοποθετηθούν, επίσης, βιβλία και άλλες εκδόσεις, που εκπονήθηκαν από μέλη του Δ.Ε.Π. του Τομέα Β.Ε.Π.Ι., προς συγκρότηση βιβλιοθήκης του Τομέα.

Διαπιστώσεις επί του ανασυγκροτηθέντος αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Με την ολοκλήρωση της ανασυγκρότησης του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. διαπιστώθηκαν, αδρά, τα εξής:

1. Δεν βρέθηκε κανένα έγγραφο της περιόδου από τα έτη 1983/1987, έως το έτος 1996.

2. Την περίοδο 1996-2016 υπάρχουν ακαδημαϊκά έτη, στα οποία τα υφιστάμενε έγγραφα είναι ελάχιστα.

3. Για ένα σημαντικό αριθμό μελών του Δ.Ε.Π. που υπηρέτησε ευδόκιμα και επί δεκαετίες σε Εργαστήρια του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. (π.χ. οι Καθηγητές Γρανίτσας, Παπαπαναγιώτου, Τρακατέλλης κ.α.) δεν βρέθηκε κανένα έγγραφο ή άλλο τεκμήριο, που να τους αφορά.

Σχόλιο

Η προσπάθεια επανασυγκρότησης του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. υπήρξε μία διαδικασία επίπονη, χρονοβόρα και με κάποιο κόστος.

Ανεξάρτητα από το γεγονός ότι το αρχείο παρουσιάζει σημαντικά κενά και ως εκ τούτου δεν χαρακτηρίζεται από πληρότητα και συνέχεια, η όλη προσπάθεια μπορεί να χαρακτηριστεί ως επιτυχής. Προς την κατεύθυνση αυτή συνηγορεί το γεγονός, του ότι τα υφιστάμενα έγγραφα και τα λοιπά τεκμήρια είναι στο σύνολό τους ορθά ταξινομημένα, καλώς φυλασσόμενα, εύκολα προσβάσιμα και στην άμεση διάθεση τόσο της διοίκησης του Τομέα, όσο και σε κάθε ενδιαφερόμενο μέλος Δ.Ε.Π. ή ερευνητή.

Το σημαντικότερο, όμως, είναι ότι το αρχείο του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. διαθέτει τις δέουσες δομές και υποδομές, ώστε να τηρείται εφεξής με τρόπο σύμφωνο με τις αρχές, που πρέπει να διέπουν την τήρηση αρχείων. Επιπρόσθετα, η επανασυγκρότηση του αρχείου οριοθετεί ένα σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση της εσωτερικής οργάνωσης του Τομέα Β.Ε.Π.Ι. η οποία, θα καταβληθεί προσπάθεια να συνεχιστεί και σε άλλα πεδία.

Σε δεύτερο χρόνο και εφόσον υπάρξει η δυνατότητα είναι σκόπιμο να υλοποιηθεί η ψηφιοποίηση του αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Τέλος, ευελπιστούμε στη δημιουργία μιας κεντρικής Υπηρεσίας Αρχείων του Α.Π.Θ., όπου θα συγκεντρώνονται συστηματικά, θα ταξινομούνται μεθοδικά, θα φυλάσσονται ασφαλώς και θα τυγχάνουν της δέουσας ερευνητικής προσέγγισης και αξιοποίησης όλα τα παλαιά (ιστορικά) αρχεία, που βρίσκονται διάσπαρτα στα διάφορα Τμήματα, Σχολές και υπηρεσίες του Α.Π.Θ.

ΘΕΟΔΩΡΟΣ Ι. ΔΑΡΔΑΒΕΣΗΣ
Καθηγητής Υγιεινής και Κοινωνικής Ιατρικής
Διευθυντής του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

Ακολουθεί αναλυτικός κατάλογος του θεματικού περιεχομένου των 90 φακέλων εγγράφων και τεκμηρίων του ανασυγκροτηθέντος αρχείου του Τομέα Β.Ε.Π.Ι.

ΦΑΚΕΛΟΙ ΑΡΧΕΙΟΥ ΤΟΜΕΑ
ΒΙΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΗΣ ΙΑΤΡΙΚΗΣ
(Β.Ε.Π.Ι.)
(Νοέμβριος 2016)